Como o governo compra: do planejamento ao pagamento

O que a lei define sobre o caminho da compra

A Lei 14.133/2021 estabelece as normas gerais de licitação e contratação para a União, os estados, o Distrito Federal e os municípios. Licitação é a disputa em que empresas apresentam propostas para fornecer um produto, prestar um serviço ou executar uma obra. Empresas públicas e sociedades de economia mista ficam fora dessa lei e seguem legislação própria. Cada ente também edita regulamentos que detalham a aplicação das regras, e o edital de cada compra define as condições daquele caso.

O artigo 17 da lei lista as fases do processo de licitação, que ocorrem em sequência:

• preparatória;
• de divulgação do edital;
• de apresentação de propostas e lances, quando for o caso;
• de julgamento;
• de habilitação;
• recursal;
• de homologação.

Depois da homologação vêm a assinatura do contrato, a execução, o recebimento do que foi entregue e o pagamento. O pagamento também obedece às regras de despesa pública da Lei 4.320/1964, que divide o gasto em três atos: empenho, liquidação e pagamento. Esses termos são explicados nos passos abaixo.

As etapas, na ordem em que acontecem

A sequência abaixo descreve uma licitação comum, como um pregão eletrônico. Pregão é a modalidade que a lei torna obrigatória para a aquisição de bens e serviços comuns. A concorrência é usada para bens e serviços especiais e para obras e serviços de engenharia. As duas seguem o mesmo rito do artigo 17.

1. Planejamento do órgão. Entenda que a compra começa antes do edital. Na fase preparatória, o órgão descreve a necessidade em um estudo técnico preliminar, define o objeto em um termo de referência ou projeto, fixa as condições de execução e de pagamento e monta o orçamento estimado (artigo 18). Quando o ente elabora um plano de contratações anual, a compra deve ser compatível com ele. Ao final, o processo passa por análise jurídica.
2. Divulgação do edital. Procure o edital no PNCP. A lei determina que o inteiro teor do edital e de seus anexos seja divulgado e mantido no portal (artigo 54). O edital traz o objeto e as regras de convocação, julgamento, habilitação, recursos, penalidades, fiscalização, entrega e pagamento. Entre a divulgação e a apresentação das propostas há prazos mínimos: 8 dias úteis para aquisição de bens julgada por menor preço ou maior desconto e 10 dias úteis para serviços comuns e obras e serviços comuns de engenharia com os mesmos critérios. Outros casos têm prazos maiores (artigo 55).
3. Dúvidas e impugnação. Leia o edital logo que for publicado. Qualquer pessoa pode pedir esclarecimento sobre os termos do edital ou impugná-lo por irregularidade, e o pedido precisa ser protocolado até 3 dias úteis antes da data de abertura da licitação (artigo 164). Impugnar é apontar formalmente uma regra do edital que contraria a lei.
4. Propostas e lances. Envie a proposta pelo sistema indicado no edital, dentro do prazo. As licitações são realizadas preferencialmente sob a forma eletrônica. Quando há etapa de lances, as empresas disputam reduzindo o preço ou ampliando o desconto, conforme o critério de julgamento do edital.
5. Julgamento. Acompanhe a análise da proposta mais bem classificada. O órgão verifica se ela atende ao edital e desclassifica as que se enquadram nas hipóteses da lei. Definido o resultado, a administração pode negociar condições mais vantajosas com o primeiro colocado. Se o edital previr, pode pedir amostras ou prova de conceito ao vencedor provisório.
6. Habilitação. Apresente os documentos que comprovam a capacidade da empresa. A habilitação se divide em jurídica, técnica, fiscal, social e trabalhista e econômico-financeira (artigo 62). Pela regra geral, os documentos são exigidos apenas do licitante vencedor, exceto quando o edital coloca a habilitação antes do julgamento (artigo 63). Depois da entrega, não se admite substituir nem apresentar documentos novos, salvo em diligência nos casos que a lei prevê.
7. Recursos. Manifeste a intenção de recorrer imediatamente quando discordar do julgamento ou da habilitação. Sem essa manifestação o direito se perde. O prazo para apresentar o recurso é de 3 dias úteis (artigo 165). Se a sua empresa venceu, acompanhe os recursos dos concorrentes.
8. Homologação. Aguarde a decisão da autoridade superior. Encerrados o julgamento, a habilitação e os recursos, ela pode adjudicar o objeto e homologar a licitação, ou seja, atribuir o objeto ao vencedor e confirmar o resultado. Também pode devolver o processo para corrigir irregularidades, revogar a licitação ou anulá-la (artigo 71).
9. Contrato. Assine o contrato quando for convocado, no prazo e nas condições do edital. Quem não atende à convocação perde o direito à contratação e fica sujeito a sanções (artigo 90). Em algumas hipóteses, como compras com entrega imediata e integral, o contrato pode ser substituído por outro instrumento, como a nota de empenho. A divulgação do contrato no PNCP é condição para que ele produza efeitos.
10. Execução e recebimento. Entregue exatamente o que foi contratado. A execução é acompanhada por um ou mais fiscais do contrato, que são representantes do órgão (artigo 117). O objeto é recebido em dois momentos: provisoriamente e, depois de conferido, definitivamente. O que estiver em desacordo com o contrato pode ser rejeitado, no todo ou em parte (artigo 140).
11. Pagamento. Emita o documento de cobrança como o contrato determinar e acompanhe os três atos da despesa. O empenho é o ato que cria para o Estado a obrigação de pagamento, e a lei veda a realização de despesa sem prévio empenho. A liquidação é a verificação do direito do credor, feita com base no contrato, na nota de empenho e nos comprovantes de entrega. O pagamento só é efetuado depois da liquidação (artigos 58 a 63 da Lei 4.320/1964). O prazo para liquidar e pagar consta do contrato, e os pagamentos do órgão seguem ordem cronológica (artigo 141).

Um exemplo: a compra de material de escritório

O caso a seguir é ilustrativo. A empresa, o município e os números não existem e servem apenas para mostrar a sequência.

A Secretaria de Educação do município fictício de Vale das Pedras precisa repor papel, canetas e pastas para as escolas. A equipe da secretaria descreve a necessidade, especifica os itens no termo de referência, pesquisa preços e chega a um valor estimado. Depois da análise jurídica, o município publica no PNCP o edital de um pregão eletrônico julgado por menor preço.

A Papelaria Aurora, uma empresa fictícia de pequeno porte, encontra o edital no dia da publicação. A responsável lê o termo de referência e nota que a gramatura do papel não está clara. Ela envia um pedido de esclarecimento dentro do prazo e recebe a resposta antes da sessão. Com a dúvida resolvida, calcula o preço considerando o frete até o almoxarifado indicado e registra a proposta no sistema.

Na sessão, a Papelaria Aurora dá lances e termina em primeiro lugar. O pregoeiro, que é o servidor responsável por conduzir o pregão, negocia o valor e pede os documentos de habilitação. A empresa envia o contrato social, as certidões e um atestado de fornecimento anterior, todos reunidos antes da disputa. Um concorrente manifesta intenção de recorrer, apresenta o recurso e a administração o rejeita. A autoridade homologa a licitação.

O município emite a nota de empenho e convoca a empresa. A Papelaria Aurora entrega os itens no almoxarifado. O fiscal recebe o material provisoriamente, confere quantidades e especificações e, sem divergências, o recebimento definitivo é registrado. A empresa emite a nota fiscal, a despesa é liquidada e o pagamento ocorre no prazo previsto no contrato.

Em um serviço continuado ou em uma obra o caminho é o mesmo, mas a execução dura mais. O recebimento e o pagamento se repetem a cada período ou etapa concluída, conforme o contrato.

Erros comuns de quem ainda não conhece o processo

• Ler o edital na véspera da sessão. O prazo para pedir esclarecimento ou impugnar termina 3 dias úteis antes da abertura. Quem lê tarde disputa com a dúvida ou desiste.
• Deixar os documentos para depois de vencer. A habilitação costuma vir logo após o julgamento, com prazo curto definido no edital. Depois da entrega, a lei não admite documentos novos, salvo em diligência.
• Tratar o primeiro lugar nos lances como contrato fechado. Ainda há habilitação, recursos e homologação. A autoridade também pode revogar ou anular a licitação.
• Não manifestar a intenção de recorrer na hora. A manifestação é imediata. Passado o momento, o direito de recorrer daquele ato se perde.
• Perder o prazo de assinatura do contrato. A empresa que não atende à convocação perde o direito à contratação e pode ser sancionada.
• Entregar algo diferente do que foi contratado. O órgão pode rejeitar o objeto, e a rejeição atrasa o recebimento definitivo e o pagamento.
• Formar o preço como se o pagamento fosse à vista. O pagamento vem depois do recebimento e da liquidação. O prazo está no edital e no contrato e precisa entrar na conta do caixa.

Boa parte desses erros nasce de uma decisão de participar tomada sem informação suficiente. As leituras da categoria Primeiros passos tratam de cada etapa com mais detalhe.

O que muda para quem começa e para quem já tem equipe

Se é sua primeira licitação. Escolha uma compra simples, de um produto ou serviço que sua empresa já entrega bem, e siga o processo inteiro uma vez. Leia o edital completo, inclusive o termo de referência e a minuta do contrato. Reúna os documentos de habilitação antes de enviar a proposta. Se a sua empresa for microempresa ou empresa de pequeno porte, a Lei Complementar 123/2006 prevê tratamento diferenciado e simplificado nas contratações públicas, e a Lei 14.133/2021 manda aplicar essas regras às licitações. Verifique no edital como elas aparecem naquela compra.

Se você tem equipe. Distribua as etapas entre as pessoas e defina quem responde por cada prazo: leitura do edital e pedidos de esclarecimento, documentos de habilitação, formação de preço, operação da sessão, recursos, assinatura do contrato e acompanhamento da entrega e do pagamento. Registre a data de cada marco assim que o edital for publicado. Depois do resultado, anote o que aconteceu em cada fase para usar na próxima participação.

Checklist para acompanhar uma contratação

• Localizei o edital e todos os anexos no PNCP ou no portal indicado pelo órgão.
• Identifiquei a modalidade, o critério de julgamento e a data de abertura.
• Anotei a data limite para pedir esclarecimento ou impugnar.
• Conferi se a empresa consegue entregar o objeto no prazo e no local exigidos.
• Listei os documentos de habilitação pedidos e verifiquei a validade de cada um.
• Calculei o preço considerando frete, tributos e o prazo de pagamento do contrato.
• Sei quem vai operar a sessão e quem decide os lances.
• Sei como manifestar a intenção de recorrer no sistema usado pelo órgão.
• Li a minuta do contrato: prazo de entrega, condições de recebimento e sanções.
• Sei quais documentos de cobrança o órgão exige para liquidar a despesa.

Como a Licit acompanha esse caminho

Na Licit, sua empresa consulta o CNPJ e descobre oportunidades no ramo e nas regiões em que atua, com as condições publicadas no PNCP. Ao escolher uma licitação, o edital segue para a análise, e as exigências orientam os documentos, a proposta e as tarefas da participação no mesmo ambiente. A leitura do edital e a decisão continuam com sua empresa. Veja como funciona a busca de licitações.